eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters

Ihre Aufgaben:

• Organisation der Abläufe im Vorzimmer des Oberbürgermeisters
• Schriftverkehr und Koordination der Wiedervorlagen
• Führung des Terminkalenders des Oberbürgermeisters
• Parteiverkehr, inklusive Betreuung der Besucher*innen
• Organisation von Presseterminen
• Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (Verleihung Ehrenbürgerwürde, Bürgermedaillen, Ehrenamtsempfang, Volkstrauertag etc.)
• Ansprechperson für ämterübergreifende Angelegenheiten
• Organisatorische Dienste für die allgemeine Verwaltung (Schließdienst Rathaus, Belegung Sitzungssaal, etc.)
• Diverse administrative Tätigkeiten für den Stadtrat
• Vertretung für die Protokollführung in den Stadtratssitzungen
• Hauptverantwortung für das Sitzungsprogramm „Session“
• Erstellung des Haushaltsplans für das Büro des Oberbürgermeisters
• Buchung von Rechnungen
• Haushaltsüberwachung

Wir bieten Ihnen:

• Eine herausfordernde, vielseitige, dienstleistungsorientierte und interessante Aufgabe in einem engagierten Team mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, in einem kooperativen und kommunikativen Umfeld Ihre fachlichen und persönlichen Talente einzubringen und weiterzuentwickeln
• Ein leistungsorientiertes Entgelt unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Voraussetzungen bis EG 9a TVöD
• Eine monatliche Großraum-München-Zulage von 270 € und eine Kinderzulage von 50 €
• Eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie eine jährliche Leistungsprämie
• Eine beitragsfreie betriebliche Altersversorgung bei der Bayerischen Versorgungskammer sowie Möglichkeiten der zusätzlichen privaten Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung
• Die Möglichkeit zum kostengünstigen Leasen eines E-Bikes oder Fahrrades über Entgeltumwandlung zur dienstlichen und privaten Nutzung
• Ein produktives Arbeitsumfeld mit zuverlässigen Strukturen
• Ein Arbeitsumfeld, das durch eine auf Transparenz ausgerichtete und dialogorientierte Führungskultur geprägt ist
• Berufliche Sicherheit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an dieser Stelle gelegentlich Aufgaben auch aus dem Homeoffice zu erledigen
• Ausgeprägte Familienfreundlichkeit mit einer Zertifizierung nach dem Audit berufundfamilie
• Unterstützung bei der Wohnungssuche bzw. das Angebot von Dienstwohnungen je nach Verfügbarkeit
• Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihr Kind/Ihre Kinder
• Ein Gesundheitsmanagement mit Massagen, Schwimmen und mehr
• Die Chance, an der Weiterentwicklung und Gestaltung der Abläufe und Prozesse im Arbeitsbereich aktiv mitzuwirken

Wir erwarten von Ihnen:

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Bereich der Büroorganisation und -kommunikation wären von Vorteil.

• Engagierte, verantwortungsbewusste, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Organisationstalent
• Bereitschaft, bei Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Bürozeiten zu arbeiten
• Fähigkeit, kreative Lösungen für manchmal unlösbar scheinende Situationen zu finden
• Belastbarkeit und Flexibilität, gepaart mit einer Prise Humor
• Interkulturelle Kompetenz oder die Bereitschaft, diese zu erwerben